Как импортировать товары из накладной в виде Excel в сессию оптовой закупки
Сначала нужно создать пустую сессию. Программа Client Shop позволяет загружать товары из накладной только в пустую сессию.
С какой целью это сделано: сделано это для того, чтобы избежать путаницы. Загрузка в пустую сессию предоставляет возможность контроля правильности загрузки - после загрузки можно сравнить общую сумму себестоимости всех товаров, загружаеных в сессию с итогами в самой накладной (обычно в конце накладной).
Итак, порядок загрузки:
Предположим, пустая сессия уже создана, открыта и выбрана команда "Импорт из Excel/Open Office":
1. Выбираем файл Excel с ведомостью для импорта (можно также использовать Open Office). Загружаем данные.
2. Итак, загрузилась вся накладная целиком. Непосредственно в таком виде накладную для импорта использовать не получится. Для возможности импорта накладную нужно преобразовать в такой вид, чтобы в ней не было ничего кроме списка товаров для импорта. То есть нужно удалить заголовок (шапку документа), итоги документа (внизу); в некоторых накладных нужно удалить ещё промежуточные строки если в них находятся не данные для загрузки, а какая-либо другая информация (заголовки таблиц, промежуточные итоги и т. д.). Удалить ненужные строки можно с помощью команд контекстного меню таблицы или с помощью клавиши Delete.
Строку с заголовками колонок нужно тоже удалить, в таблице не должно быть ничего кроме списка товаров:
3. Итак, все лишние строки удалены. Но порядок колонок в накладной может отличаться от порядка колонок в программе Client Shop (и скорее всего, будет отличаться, т. к. видов различных накладных множество). Нужно провести сопоставление колонок так чтобы в колонке "Наименование" был список наименований товаров, в колонке "Количество" - количество и т. д. Двигать колонки влево и вправо можно с помощью клавиш "/" и "*".
Если колонка стоит на своем правильном месте (изначально или после перемещения - неважно) - её нужно зафиксировать (выделить зелёным цветом). Это можно сделать с помощью клавиши "+". Вообще список клавиш можно посмотреть в контекстном меню верхней таблицы (встаём на таблицу, нажимаем правую кнопку мыши, смотрим список команд).
Если колонка лишняя (или заполнена ненужными данными, например там, порядковые номера товаров) - её можно очистить клавишей "Backspace".
Если в накладной нет розничных цен товара (если накладная получена у оптовика их там и не должно быть) - колонку с ценой можно оставить пустой - программа автоматически посчитает цены в соответствии с себестоимостью позиции и наценкой (внизу раздела, по умолчанию 75 процентов). Если такой вариант, что для всех загружаемых товаров будет одинаковая наценка не устраивает - тогда перед загрузкой накладной в программу нужно вписать в неё цены (само собой разумеется, в отдельную колонку).
Себестоимость из накладной не загружается - загружается только количество и сумма себестоимости - программа Client Shop сама рассчитывает себестоимость. Если в Вашей накладной нет колонки с суммами себестоимости, а только колонки с количеством и себестоимостью (что бывает очень редко), колонку с суммой себестоимости нужно рассчитать средствами Excel ещё до загрузки в программу Client Shop.
После перемещения и фиксации колонок на экране должно быть примерно следующее:
4. Загружаем единицы измерения из верхней таблицы в нижнюю. После загрузки единиц измерения выполняем сопоставление единиц измерения (также нужно выделить колонки зеленым) накладной и в программе Client Shop (в нижней таблице). Например, в программе Client Shop может быть "шт", а в накладной "штук". Обычно сопоставление происходит правильно автоматичкси, но не всегда, именно поэтому пользователь должен подтвердить правильность сопоставления, выделив колонки зеленым цветом.
5. Выбрать группу для новых товаров, единицу измерения для тех строк, где единица измерения не заполнена, а также ввести наценку для тех строк, где цена не заполнена.
6. Проверить данные.
7. Загрузить данные.