Как правильно вести учет в программе - инструкция с пояснением как правильно менять цены и отслеживать остатки. НАШ СПЕЦИАЛИСТ СОСТАВИЛ ПОДРОБНОЕ ОПИСАНИЕ ПО ВАШЕЙ СИТУАЦИИ - ПРОЧИТАЙТЕ ПОЛНОСТЬЮ И ВНИМАТЕЛЬНО. Можно сказать, что в любом магазине (в плане учета товаров) существуют 3 основные операции (за исключением дополнительных): 1. Приход товара. 2. Работа со складом (например, просмотр и отслеживание остатков, поиск товаров и т. д.) 3. Продажа товара. 1. Приход товаров. Заходим в раздел "ОПТОВЫЕ ЗАКУПКИ". Допустим, 01.01.2014 пришло товаров (закупка на оптовой базе) на сумму 20000 рублей. 20.01.2014 пришло товаров (закупка на оптовой базе) на сумму 10000 рублей. 31.01.2014 пришло товаров (закупка на оптовой базе) на сумму 15000 рублей. Общая сумма прихода 45000 рублей. Вы создали 3 оптовых закупки (для каждого прихода нужно создавать свою оптовую закупку - ни в коем случае не заносить товары новых приходов в старые оптовые закупки, т. к. это гарантированно приведет к путанице), в каждую оптовую закупку занесли свой приход. То есть суммы себестоимости (колонка "Себестоимость" в разделе "Оптовые закупки") по оптовым закупкам будут такие: - Первая оптовая закупка (01.01.2014) - 20000 рублей. - Вторая оптовая закупка (20.01.2014) - 10000 рублей. - Третья оптовая закупка (31.01.2014) - 15000 рублей. Итого (если сложить данные в колонке "Себестоимость" по всем 3-м оптовым закупкам) - будет как раз 45000 рублей. Почему колонка "Себестоимость", а не колонка "Сумма"? Потому что в колонке "Сумма" отображается на какую сумму был приход исходя из РОЗНИЧНЫХ ЦЕН, УКАЗАННЫХ В ОПТОВОЙ ЗАКУПКЕ (вообще говоря, они могут не совпадать с розничными ценами магазина - об этом дальше). Итак, общая сумма себестоимости по всем оптовым закупкам - 45000 рублей. 2. Склад - работа со складом, просмотр остатков на складе. Заходим в раздел "ТОВАРЫ" - туда, где в верхней части дерево товаров, а в нижней части - список товаров выделенной группы (товары могут быть разбиты по группам). Здесь можно просмотреть текущие остатки товаров на складе. Пока здесь все нули. Почему так - ведь мы же занесли несколько приходов в раздел "Оптовые закупки"? Чтобы товары, занесенные в оптовые закупки, попали на склад, сессии этих оптовых закупок нужно провести (чтобы они стали выделенными зеленым цветом). Пробуем провести сессии оптовых закупок. Заходим снова в дерево товаров. Что-то изменилось - теперь остатки на товары стали ненулевыми. Но только вот товары разбиты по разным группам - и сложно посчитать общие остатки товаров - а также общую сумму себестоимости по всем товарам на складе. В нижней части раздела отображается количество строк и общая себестоимость - но только для выделенной группы в дереве товаров. Но что делать если товары разбиты по вложенным группам и нужно узнать общую сумму себестоимости по всем товарам в дереве товаров? В настройках программы установите опцию Настройки --> Параметры программы --> Прочее --> Дерево товаров - учитывать вложенные группы при расчете суммы Тогда при СЛЕДУЮЩЕМ открытии дерева товаров (раздела "Товары" - закройте раздел и откройте снова) внизу будут отображаться суммы себестоимостей товаров с учетом вложенных групп. Таким образом, выделив корневую группу, можно посмотреть сумму остатков товаров в магазине. Выделяем корневую группу в дереве товаров (опцию "Дерево товаров - учитывать вложенные группы при расчете суммы" Вы ведь установили и сохранили?) Теперь сумма себестоимости по всем товарам магазина (то есть по всем товарам корневой группы с учетом вложенных) 45000 рублей - что соответствует общей сумме прихода. Конечно, если Вы уже делали продажи товаров - сумма будет, разумеется, меньше. Почему "Сумма себестоимости" а не "Общая сумма"? Потому что 45000 посчитано исходя из цен, по которым была закупка на оптовой базе. Про розничные цены пока не думаем - об этом дальше. Итак, общая сумма себестоимости по всем товарам на складе - 45000 рублей. 3. Розничные продажи. Допустим, мы продали товаров на сумму 10000 рублей (сумма считается исходя из Ваших розничных цен). Заходим в статистику продаж, выбираем период, в который все продажи заведомо попадают (например, с 2001 по 2030 год). В поле "Оборот" будет показано 10000 рублей. Но 10000 - это сумма продаж - а не сумма себестоимости тех товаров, которые Вы продали. Сумма себестоимости, разумеется, будет меньше (ведь магазин работает для того, чтобы получать прибыль и на товары делается наценка). Сказать, сколько будет по сумме себестоимости если Вы продали товаров на 10000 невозможно - это зависит от Вашей наценки при занесении оптовых закупок; возможно, Вы меняли цены в разделе "Товары"; возможно, одни и те же товары заносились по разной себестоимости в разных приходах. Но допустим, для простоты сумма себестоимости по проданным на сумму 10000 товаров - пусть будет 6000 рублей. Кстати, в статистике продаж тогда (если выбрать период, куда попадут все продажи) - будет оборот 10000 рублей, прибыль - 4000 рублей (то есть сумма минус сумма себестоимости). Итак, мы продали товаров на сумму 10000 рублей, на сумму себестоимости 6000 рублей (понять это можно исходя из статистики продаж - вычтя из оборота (10000) прибыль (4000) - то есть 10000-4000=6000). Заходим в раздел "Оптовые закупки". Смотрим, что изменилось. - Первая оптовая закупка (01.01.2014) - 20000 рублей. - Вторая оптовая закупка (20.01.2014) - 10000 рублей. - Третья оптовая закупка (31.01.2014) - 15000 рублей. Все так же, как и было. Ничего не изменилось! Но мы ведь продали товары - ведь должно было хоть что-то измениться! Почему же ничего не изменилось - и как тогда отслеживать остатки товаров на складе. Во-первых, почему ничего не изменилось. В разделе "Оптовые закупки" отображаются НЕ остатки на складе а приходы, занесенные Вами в программу. Ведь от того, что Вы что-то продали - не изменился тот факт, что Вы приобрели товаров на сумму себестоимости 45000 рублей? Допустим, Вы получили зарплату - 30000 рублей за месяц (условно). Вы потратили 19000 рублей. У Вас осталось 11000 рублей. Но Вы ведь не будете утверждать, что Вы получили не 30000 рублей а 11000 рублей? Нет, Вы получили 30000 рублей - именно это является Вашей зарплатой а 11000 - это не зарплата а остатки. Итак, в разделе "Оптовые закупки" хранится первичная информация о приходах товаров. То есть можно посмотреть, в какое время и на какую сумму (смотрим колонку "Себестоимость") Вы приобрели товаров. На какую сумму приобрели - такая сумма и будет отображаться (по аналогии - если Вы заработали за 2013 год 360000 рублей - этот факт никак не изменится от того, на что Вы в дальнейшем какие-либо деньги потратили). Но как же отслеживать остатки товаров? Ведь нужно же как-то посмотреть - что в магазине (на складе) осталось? Как посмотреть остатки товаров на складе. Заходим в раздел "ТОВАРЫ" (не в оптовые закупки!) - как об этом писали выше. Выделяем корневую группу, смотрим - внизу сумма себестоимости по всем товарам в дереве - 39000 рублей. Но ведь это как раз 45000-6000 (45000 - приход; 6000 - продажи (сумма себестоимости)). Итак, у Вас в данный момент в магазине товаров - если считать по себестоимости - на 39000 рублей. Рядом отображается сумма - это на сколько у Вас осталось товаров в магазине - если считать по розничным ценам (эта сумма будет больше, чем сумма себестоимости, т. к. магазин продает товары с наценкой). Допустим, сумма 60000 рублей. Это означает, что у Вас в магазине осталось товаров на 60000 рублей. То есть если Вы не будете менять цены на товары и прямо сейчас продадите все товары по текущим ценам в магазине - у Вас будет дополнительный оборот на сумму 60000 рублей (и прибыль на сумму 60000-39000=21000 рублей); общий оборот - с учетом того, что продали раньше на сумму (10000, по себестоимости 6000) - оборот 70000 рублей, прибыль (10000+60000)-(6000+39000) = 25000 рублей. Итак, мы находимся в дереве товаров, где можно просмотреть остатки (на складе) по каждому товару, текущие цены на товары. Вот в этом-то разделе информация и меняется, когда Вы продаете товары (а не в разделе "Оптовые закупки"). Итак, в дереве товаров (раздел "Товары") можно просмотреть текущие остатки товаров в магазине, цены а также общую сумму - на сколько товаров осталось (если общая сумма отображается только для выделенной группы) - включите опцию Настройки --> Параметры программы --> Прочее --> Дерево товаров - учитывать вложенные группы при расчете суммы и закройте, затем откройте раздел "Товары". Цены на товары, как правильно менять цены. Допустим, у Вас есть какой-либо товар (например, товар "Аккумулятор VARTA"). Допустим, себестоимость 3000 рублей, цена 4000 рублей (для простоты). Именно в таком виде аккумулятор был занесен в оптовых закупках. Но у Вас появилась необходимости - и Вы хотите продавать этот аккумулятор не за 4000 рублей а за 4500 рублей. Что нужно сделать, чтобы изменить цену в программе? Сначала опишем, каким образом это можно сделать НЕПРАВИЛЬНО (кстати, не только неправильно, но еще и неудобно). КАК ДЕЛАТЬ НЕПРАВИЛЬНО Заходим в раздел "Оптовые закупки", ищем, где был занесен "Аккумулятор Varta". Найти быстро не получается - и не удивительно - приходов товара много и не сразу найдешь, когда был занесен этот самый аккумулятор. Но, наконец, нашли его! Вот он - "Аккумулятор Varta", 1 шт, себестоимость 3000, цена 4000. Давай поменяем цену на 4500! Поменяли цену на 4500., программа нормально на это отреагировала (в самом деле, ведь в программе не запрещено корректировать приход товара - мало ли, неправильно была занесена цена - а про то, что такая возможность используется не по назначению - например, чтобы менять цены на товары старых приходов - программа даже не догадывается). Вот только сохраняться изменения могут долго, т. к. при изменении данных в уже проведенной оптовой закупке происходит следующее: - Отмена проведения. - Изменение нужного поля (например, изменение цены для одного товара из всей закупки). - Проведение. Заходим в "Розничные продажи" - действительно - аккумулятор теперь стоит 4500 (хотя не факт что будет стоить 4500 - вполне возможно, аккумулятор был занесен еще в какие-то более поздние приходы - и цена там 4000) - значит, сделали все правильно? Хотя на первый взгляд это будет работать (опять же будет работать, только непонятно как, криво и неудобно), - это не значит, что так делать нужно. Приведем пояснение на примере автомобиля. - Можно на автомобиле ездить все время на первой передаче. И вроде машина ездит. Вроде даже удается добраться до нужного места. Но вот почему-то больше 60 км/час не едет, сильно орёт, потребляет много бензина да еще и часто ломается. Здесь все решается просто - включением нужной передачи. Аналогично решается и в программе - цены нужно изменять правильно. КАК ДЕЛАТЬ ПРАВИЛЬНО Заходим в дерево товаров, ищем нужный товар (можно воспользоваться сканером штрих-кодов или через поиск товара - F7). Итак, нашли "Аккумулятор VARTA". Нажимаем "Изменить цену". Меняем цену - вместо 4000 на 4500. Заходим в раздел "Розничные продажи". Цена изменилась - теперь действительно стало 4500. Заметьте, насколько меньше лишних действий пришлось выполнить и насколько удобнее. Программа позволяет отслеживать цены, приход и расход на товары. Выбирает нужный товар (допустим, тот же "Аккумулятор Varta" в разделе "Товары"), нажимаем F1 - и видим, как менялась цена на тот или иной товар - и каким способом - возможно, она менялась автоматически - при проведении сессий оптовых закупок. Возможно, вручную - при изменении цен в дереве товаров. Видим, на какую дату какой была цена. Например, цена на "Аккумулятор Varta" была 4000 рублей, на текущую дату стала 4500 рублей. Также видим приход и расход товара (сколько пришло, сколько было продано и т. д.) Теперь становится окончательно понятно (это не единственная причина - но о других причинах писалось выше), почему не нужно менять цены в разделе "Оптовые закупки". Допустим, было у Вас 2 прихода, среди которых был товар "Аккумулятор Varta": Первый приход 01.01.2014, количество 1 шт, цена 4000 рублей Второй приход 20.01.2014, количество 1 шт, цена 4000 рублей Вы поправили цену в первом приходе на 4500 рублей, в карточке товара (F1) будет следующее: Дата: 01.01.2014 - цена 4500 рублей. Дата: 20.01.2014 - цена 4000 рублей. Само собой разумеется, текущая цена будет 4000 рублей а не 4500 рублей (т. к. она более поздняя). Поэтому если уж Вы меняете цену - то делайте это правильно - чтобы изменение цены было на текущую дату - для этого нужно изменять цены в разделе "Товары" (после того как поменяете цену в разделе "Товары" - зайдите в карточку товара и посмотрите, что получилось). Теперь Вы скажете - как же менять количество (остаток) товара - в разделе "Товары" ведь его менять нельзя! Все правильно, в разделе "Товары" количество менять нельзя. Остатки товаров меняются автоматически - при проведении сессий в разделе "Оптовые закупки". Если бы можно было напрямую менять остаток товара в разделе "Товары" (сделать такую возможность в программе - да без проблем, но по понятным причинам это не будет сделано) - это бы не позволило отслеживать, когда этот остаток менялся и кто его менял. ПРЕДПОЛОЖИМ, ЭТО БЫЛО БЫ МОЖНО - то есть, допустим, у Вас был приход товара "Аккумулятор Varta" 2 шт, Вы захотели его поменять на "3 шт" - прямо в разделе "Товары". Потом поменяли на "4 шт", потом продали 2 шт, потом опять поменяли и т. д. В итоге при малейшей ошибке с Вашей стороны (ошибки бывают у всех, просто в разной степени) - в один прекрасный день остаток поменяли, но неправильно - будет не найти концов (разве что можно в программе при изменении количества потребовать ввод примечания и сохранять дату изменения - но все равно это будет неправильно). А так - если заносить через раздел "Оптовые закупки" - можно будет посмотреть, когда был сделан тот или иной приход, посмотреть полностью приход, расход и остаток. Фактически если менять остатки товаров таким способом - напрямую меняя количество, увеличивая остаток при приходе и уменьшая при продажах - полностью теряется смысл использования программы - гораздо проще то же самое делать в Excel. Преимущества программы перед Excel как раз в том, что можно отследить, когда поступил тот или иной товар в магазин, когда был продан, также можно посмотреть статистику продаж по дням и т. д. Почему нельзя править старые приходы. Старые приходы - это фактически копии накладных у поставщика - занесенные в программу. Поэтому делаем так - поступил приход - Вы занесли его в отдельную оптовую закупку (можно создать несколько сессий при необходимости) - сверили сумму с суммой, указанной в накладной (должна совпадать), провели и заблокировали и в дальнейшем ее не трогаете (на самом деле трогать можно - чтобы исправить ошибки при занесении, но не для изменения цен, штрих-кодов и т. д., и тем более старые приходы, которые занесены уже давно - изменять категорически нельзя). Будет новый приход - заводим новую оптовую закупку. И так каждый раз. Нет ничего страшного в том, что таких закупок со временем будет несколько сотен - гораздо хуже будет если все время заносить товары в одни и те же закупки. Желание что-то изменять в старых оптовых закупках может возникнуть, но так делать не следует. Если Вы, например, получили зарплату 27000 в июле 2013 г. а в декабре потратили (из этих денег?) 15000 - Вы ведь не просите бухгалтера изменить зарплату за июль - и сделать ее 12000? Поэтому в оптовых закупках только занесение прихода, причем каждый новый приход в новую оптовую закупку. А отслеживание остатков, сумм остатков, изменение цен на товары и т. д. - а разделе "Товары". На первый взгляд изменение данных в оптовых закупках (тем более старых) работает - но это неминуемо приведет к проблемам в дальнейшем - когда наименований будет много а человеческий фактор никто не отменял (при этом будет сложно найти причину проблемы). Для чего блокировать оптовые закупки - чтобы они стали красными - для того, чтобы случайно не изменить в них какие-то данные. Допустим, Вы зашли в старую оптовую закупку посмотреть старый приход - в этом случае сохранить изменения Вы не сможете. То есть это защита от изменений. В общем целом можно сказать так: Раздел "ОПТОВЫЕ ЗАКУПКИ" - приход Раздел "ТОВАРЫ" - изменение цен, просмотр остатков Раздел "СТАТИСТИКА ПРОДАЖ" - просмотр продаж